Personuppgiftspolicy

Syftet med Albatros personuppgiftspolicy är att på ett tydligt och transparent sätt förklara hur vi samlar in, överför, använder och skyddar dina personuppgifter. Albatros har en tydlig ambition om att minska hanteringen av dina personuppgifter så mycket som möjligt och att skapa en hög grad av transparens i anslutning till de uppgifter som behandlas och används. Syftet med den här policyn är alltså även att informera dig om vilka rättigheter du själv har.

Albatros utför all hantering av personuppgifter enligt de regler som gäller för hantering av personuppgifter (GDPR och PDL). Denna personuppgiftspolicy omfattar alla våra kunder, leverantörer och samarbetspartners.

Om Albatros
Albatros Travel är en internationell resebyrå som är specialiserad på gruppresor. Vårt huvudkontor ligger i Köpenhamn i Danmark och härifrån hjälper vi kunder i både Danmark, Sverige, Norge och Finland. Dessutom har vi kontor i Polen, Kina och Sydafrika. Albatros ingår i SRBW-holding och här ingår följande företag: The Great Wall Marathon, Albatros Afrika, Albatros Expeditions, Albatros Arctic Circle och Hotel Hvide Falk. Denna personuppgiftspolicy gäller för samtliga företag men din primära kontakt är Albatros.

Om du har frågor om personuppgiftspolicyn eller om hur vi använder dina personuppgifter och vilka rättigheter du har, är du välkommen att kontakta oss skriftligen på:

Albatros Travel
Tøndergade 16
1752 København V
E-post: personuppgifter@albatros.se

Vad är personuppgifter?
Personuppgifter omfattar all information som kan användas för att identifiera en fysisk person. Denna kan bland annat bestå av för- och efternamn, privat adress eller annan fysisk adress, e-postadress eller andra kontaktuppgifter, oavsett om dessa gäller berörd persons privata bostad eller arbetsplats.

Vilka typer av personuppgifter använder vi och varför?
Den insamlade informationen kan variera beroende på om du är kund, leverantör eller samarbetspartner, men generellt handlar det om information om kundadministration, leverantörsadministration samt information om Albatros skyldigheter.

Vänligen notera att avsaknad av personuppgifter från din sida kan innebära att Albatros inte kan fullfölja sina skyldigheter i samband med din kund- eller leverantörsrelation.

Information om våra kunder och hur denna samlas in
Albatros samlar vanligtvis in följande information från våra kunder:

Vid bokning av resa:
När du bokar en resa hos Albatros samlar vi in personuppgifter om dig och eventuella medresenärer för att kunna genomföra din beställning. Informationen kan bestå av namn, födelsedatum, ålder, kön, adress, telefonnummer och e-postadress till samtliga resenärer som omfattas av bokningen. Om bokningen omfattar barn samlar vi in samma information om barnet som den som anges ovan.

Albatros samlar in och hanterar som utgångspunkt endast generella personuppgifter. Det kan dock hända att vi i samband med en resebokning måste samla in och behandla känsliga personuppgifter (bland annat uppgifter om specialmenyer på din flygresa eller information om har med din hälsa att göra, exempelvis om du behöver rullstol) samt information om personnummer (bland annat i samband med visumansökan där vi behöver en kopia på passet). Utan denna information kan vi inte tillhandahålla extratjänster som är förbundna med den här typen av känslig information.

När du bokar en maratonresa samlar vi förutom ovanstående även in kontaktinformation till dina närmast anhöriga. Dessutom samlar vi in information om storlek på löpartröja och nationalitet.

Vid personlig kontakt:
När du kontaktar kundtjänst direkt via e-post eller telefon eller om du tittar in i butiken på Tøndergade i Köpenhamn samlar vi in information om dig som vi behöver för att kunna hjälpa dig på bästa sätt. Denna kan bland annat omfatta namn, fakturanummer, e-postadress och/eller telefonnummer. Vid personlig kontakt samlar vi även in andra personuppgifter som du själv väljer att dela med dig av och som är relevanta för din förfrågan. Denna typ av information kan bland annat omfatta information om allergi, flygplatsassistans eller annan information om dig eller om övriga personer som omfattas av din resebokning.

Om du bokar en resa genom personlig kontakt samlar vi in den information som nämnts i ovanstående avsnitt.

Information som samlas in från någon annan än dig:
Vid en resebokning eller annan typ av kontakt kan en person vidareföra personuppgifter om eller flera medresenärer. Vi utgår från att den person som vidareförmedlar den här typen av uppgifter om andra har fått samtliga medresenärers godkännande att göra detta. Om du inte själv har gjort en bokning utan hat låtit någon annan göra den åt dig samlar vi in personuppgifter om dig från den personen. Samma sak gäller om någon annan är i kontakt med oss för din räkning.

Som prenumerant på vårt nyhetsbrev:
När du anmäler dig till vårt nyhetsbrev registrerar vi ditt namn, postnummer och din e-postadress dit vi skickar nyhetsbrevet. Vi sparar din e-postadress så länge du väljer att fortsätta att motta nyhetsbrevet. Du kan alltid avanmäla dig genom att använda länken nederst i nyhetsbrevet.

Vid användning av våra webbplatser:
Vi samlar in information om hur våra hemsidor används och vilka sökningar som görs. Vi använder informationen för att förbättra presentationen av våra resor och tjänster för att säkerställa att användaren får bästa möjliga upplevelse. Informationen är anonym och kan inte spåras till en person.

Information om våra leverantörer och samarbetspartners
(Ej relevant för kunder)

Från våra leverantörer och samarbetspartners samlar vi in information i samband med att vi ingår ett leverantörs- eller samarbetsavtal. Detta gäller följande information: Kontaktuppgifter (arbetstitel, namn, kontaktuppgifter), upplysningar som du ger oss om preferenser vad gäller marknadsföring eller kommunikation samt information som du ger oss om du kontaktar oss med en fråga eller när du vänder dig till oss som ett led i vårt samarbete.

Vad använder vi dina personuppgifter till?
Albatros använder dina personuppgifter i det syfte som anges nedan. Vänligen notera att samtliga omständigheter inte nödvändigtvis behöver gälla just dig.

Albatros hanterar uteslutande dina personuppgifter i den omfattning som det är nödvändigt i samband med din kund-, leverantörs- eller samarbetsrelation (här tas varje individuellt intresse i beaktande) eller enligt gällande lagstiftning.

Albatros juridiska grundlag för hantering av dina personuppgifter
Albatros hanterar dina personuppgifter enligt gällande lagstiftning. Albatros använder inte dina personuppgifter för att sluta avtal som endast baseras på automatisk behandling, härunder profilering.

Albatros strävar efter att se till att de personuppgifter vi behandlar är korrekta och uppdaterade. Vi vill därför be dig om att informera oss om eventuella ändringar i dina personuppgifter (exempelvis adressändring).

Albatros hanterar som utgångspunkt information om dig antingen efter ditt samtycke, efter att du har gjort en resebokning med Albatros eller för att kunna uppfylla andra juridiska skyldigheter. Det innebär att även om du återkallar ditt samtycke och användningen av dina uppgifter som baseras på detta samtycke avbryts, kan personuppgifterna fortsätta att lagras av oss i andra syften. Vi behandlar primärt dina uppgifter för att uppfylla ett avtal som du är en del av, exempelvis en resa. Det kan dessutom röra sig om situationer där vi behandlar dina personuppgifter för att fullfölja ett juridiskt intresse såvida inte detta på något vis går utanför dina egna intressen. Juridiska intressen där Albatros är involverade är bland annat marknadsföring och statistik.

Kundadministration
För att kunna tillhandahålla de resetjänster du har beställt av oss använder vi dina personuppgifter på olika sätt. Uppgifterna används för att utfärda biljetter och resedokument samt att utföra hotellbokningar och genomföra betalning av de tjänster du har bokat. Om du har beställt ytterligare tjänster som reseförsäkring, utflyktspaket, visum, förlängningsresor och liknande används uppgifterna på samma sätt för att leverera dessa tjänster. Detta omfattar även användning av dina uppgifter för bokföring, fakturering, revision och liknande.

Utöver detta använder vi dina personuppgifter till att bemöta dig när du kontaktar oss med frågor, kommentarer eller reklamationer. Vi använder ditt namn och ditt fakturanummer för att identifiera dig och din resa.  Vi använder dina personuppgifter som exempelvis e-postadress och telefonnummer vid frågor.

Utskick av extra information om din resa
När du har bokat en resa hos oss använder vi dina personuppgifter till att skicka bekräftelse och viktig information om din förestående resa. Detta sker till den e-postadress du angav när du bokade resan.

Vi skickar information om avvikelse i reseprogrammet som exempelvis tidsändringar, ruttändringar eller hotelländringar. Denna information skickas antingen via e-post, brev eller telefonledes beroende på ändringens art och de kontaktuppgifter du har försett oss med. 

Vi skickar påminnelser via e-post.

Användning av cookies
På våra webbplatser används tredjeparts-cookies för olika former av trafikmätning, statistiska analyser och i samband med marknadsföringskampanjer. Här kan du läsa mer om cookies och hur dessa används av Albatros Travels www.albatros.se/praktisk/information-om-anvandning-av-cookies.Dessa aktiviteter sker anonymt.

Marknadsföring och statistik
Kunduppgifter kan användas av Albatros i marknadsföringssyfte och i statistiksammanhang. Detta sker dock anonymt eller med anonym data på aggregerad nivå som inte kan härledas direkt till dig som person.

Utvärdering av våra tjänster
På Albatros utvärderar vi hela tiden våra produkter och tjänster för att kunna upprätthålla en hög kvalitet. Därför använder vi din information som vi samlar in från våra kunder via utvärderingsformuläret efter resan för att utveckla och förbättra våra resor och tjänster. En anonym utvärdering av våra resor visas även på vår webbplats.

Detta gäller även marknadsföring där vi analyserar användarbeteende för att utveckla hur vi presenterar information och kampanjer. Detta handlar om anonyma data som inte kan härledas direkt till en specifik person.

Delning av personuppgifter
Albatros vidareförmedlar endast dina personuppgifter i den omfattning som krävs för att vi ska kunna levererade tjänster som du har beställt av oss. Albatros vidareförmedlar inte dina personuppgifter till samarbetspartners eller tredje part så att dessa kan använda dina uppgifter för direkt marknadsföring.

Leverantörer av reserelaterade tjänster
Albatros kan vidareförmedla personuppgifter till följande mottagare i samband med bokning av en resa och relaterade produkter och tjänster:

Resesystem:
Ett GDS är ett it-nätverkssystem som ägs eller drivs av ett företag som möjliggör transaktioner mellan resebranschens tjänsteleverantörer, huvudsakligen flygbolag, hotell, biluthyrningsfirmor och resebyråer. Ett GDS förbinder tjänster, priser och bokning genom att konsolidera produkter tvärs över de tre resesektorerna, det vill säga flygreservationer, hotellreservationer och biluthyrning. På Albatros använder vi Amadeus.

Interna it-system:
På Albatros hanterar vi personuppgifter i ett antal interna it-system. Dessa omfattas bland annat av vår kunddatabas och vårt säljsystem. Dessa system är designade för att kunna leverera de tjänster du har bokat hos oss, och dessa system är framtagna för att kunna hantera de personuppgifter vi samlar in.

Flygbolag:
Albatros vidareförmedlar personuppgifter till flygbolag i samband med bokning av din resa. När personuppgifterna används vid bokning av din flygresa vidareförmedlar vi vanligtvis information om ditt namn, destination, datum för ut- och hemresa, speciella önskemål i samband med din resa, härunder beställning av specialmenyer under flygresan och eventuella behov av specialassistans på flyget eller på flygplatsen för valt flygbolag.

I samband med resor till speciella destinationer kan vi dessutom vidareförmedla information om ditt passnummer till flygbolaget.

När vi bokar din flygresa är vi skyldiga att genomföra reservationen enligt de regler för reservation  av säten som det enskilda flygbolaget har. Detta kan innebära att din flygreservation enligt flygbolagets regler klassas som en gruppreservation (även om du inte har bokat en gruppresa). Detta kan bero på  reservationens pris, särskilda avbokningsvillkor för reservationen m.m.  i så fall behandlar flygbolaget upplysningarna om de passagerare som ingår i samma reservation som en grupp. Detta betyder att det ibland är möjligt för de passagerare som har klassats som en del av samma resegrupp att komma åt namnupplysningar på övriga passagerare i gruppen, när flygbolagets elektroniska självbetjäningslösningar används. På samma sätt gäller att om du har klassats som att ingå som en del av grupp, kan de övriga passagerarna i den gruppen också i vissa situationer komma åt information som t.ex. ditt namn och vilken avgång du har bokat när man använder sig av flygbolagets elektroniska självbetjäningslösningar.

Hotell:
Albatros vidareförmedlar personuppgifter till de hotell du nyttjar på din resa. När personuppgifterna används vid bokning av boende vidareförmedlar vi vanligtvis information om ditt namn, destination, datum för ut- och hemresa, rumskategori, speciella önskemål i samband med din resa, härunder beställning av specialkost under hotellvistelsen och eventuellt behov av specialassistans under hotellvistelsen i till följd av funktionshinder eller sjukdom.

Bussbolag:
Albatros vidareförmedlar personuppgifter till bussbolag om du ska transporteras med buss under din resa (exempelvis i samband med dagsutflykter till kända turistattraktioner med mera). När personuppgifterna används vid bokning av busstransport vidareförmedlar vi vanligtvis information om ditt namn, upphämtningsplats, datum och tidpunkt för bussresan, destination samt speciella önskemål i samband med bussresan. Härunder beställning av specialmenyer under bussresan och eventuellt behov av speciell assistans under hotellvistelsen till följd av funktionshinder eller sjukdom.

Rederier:
Albatros vidareförmedlar personuppgifter till rederier om du ska transporteras med båt under din resa (exempelvis i samband med dagsutflykter till kända turistattraktioner med mera). När personuppgifterna används vid bokning av båtresa vidareförmedlar vi vanligtvis information om ditt namn, destination, resrutt, datum och tidpunkt för ut- och hemresa samt speciella önskemål i samband med båtresan härunder beställning av specialmenyer under båtresan och eventuellt behov av specialassistans under båtresan till följd av funktionshinder eller sjukdom.

Reseagenter:
Om du som ett led i din resa ska delta i utflykter eller behöver transfer kan Albatros vidareförmedla personuppgifter till reseagenter. Reseagentens uppgift är att anordna aktuell utflykt eller transfer vid beställning av önskade tjänster hos lokala leverantörer på destinationen.  När personuppgifterna används för att beställa utflykter, transfers med mera vidareförmedlar vi vanligtvis information om ditt namn, datum och tidpunkt för ankomst och/eller avresa, destination samt speciella önskemål i samband med transfer eller utflykt härunder beställning av specialmenyer och eventuella behov av specialassistans till följd av funktionshinder eller sjukdom.

Reseledare och engelsktalande guide:
Albatros samtliga rundresor sker med antingen svensk reseledare eller engelsktalande guide med stor erfarenhet av det aktuella landet. Alla guider och reseledare är noga utvalda, och några är bosatta på de olika resmålen runtom i världen medan andra bor i Sverige och följer med resdeltagarna hela vägen från flygplatsen till resmålet.

Reseledarens uppgift är att guida dig under din resa och vara behjälplig längs vägen. För att kunna göra detta vidareförmedlar vi vanligtvis information om ditt namn, datum och tidpunkt för ankomst och/eller avresa, destination samt speciella önskemål i samband med transfer eller utflykt, härunder beställning av specialmenyer och eventuellt behov av specialassistans till följd av funktionshinder eller sjukdom.

Försäkringsbolag:
Som ett led i en resebokning hos oss har du möjlighet att köpa till en rese- och eller avbokningsförsäkring. Om du vill köpa till den här typen av försäkring vidareförmedlar vi dina personuppgifter till försäkringsbolaget så att de kan registrera din försäkring. För att teckna en rese- och/eller avbokningsförsäkring vidareförmedlar vi information till försäkringsbolaget som omfattar namn, e-postadress, destination, datum för ut- och hemresa samt typ av resa.

Albatros samarbetar med försäkringsbolaget Gouda.

Vid val av sittplatser på flyget:
Beroende på flygbolag finns det olika möjligheter att välja sittplats. Om Albatros har möjlighet att välja sittplats åt dig och dina medresenärer på flyget överför vi personuppgifter till Albatros-medarbetare i Sydafrika. Personuppgifterna vi överför består vanligtvis av namn, fakturanummer och födelsedatum samt eventuella önskemål om specialmeny och hälsoinformation som måste beaktas i anslutning till flygresan. Överföringen sker via ett flygmanifest i vårt bokningssystem DaVinci.

Internationell överföring av dina personuppgifter
Eftersom vi anordnar resor till hela världen befinner sig några av våra partners (som hotell och flygbolag) utanför EU/ESS-området. Det innebär att personuppgifter kan överföras till samarbetspartners i dessa länder när det krävs för att vi ska kunna tillhandahålla den tjänst du har beställt. Om du reser till ett land utanför EU/ESS-området är det under förutsättning att Albatros har möjlighet att överföra personuppgifter för att kunna boka flygresa, hotell med mera på ditt resmål. Dessutom har Albatros kontor i Sydafrika varifrån val av sittplatser på flyget sker ibland.

Oavsett vilket land Albatros skickar dina personuppgifter till har Albatros skyldighet att se till att dessa lagras med högsta möjliga sekretess.

Dataskyddsförordningen i länder utanför EU/ESS-området kan vara mer generösa än de i Sverige och övriga EU/ESS eftersom det i majoriteten av alla fall handlar om länder där EU-kommissionen har värderat att dataskyddsnivån inte ligger på samma nivå som dataskyddsnivån inom EU/ESS.

Där det är praktiskt möjligt för oss sker vår överföring av personuppgifter på bakgrund av EU-kommissionens utarbetade standardöverföringsavtal som är speciellt utformade efter detta specifika syfte. Vad gäller överföring till USA sker denna i största möjliga mån på bakgrund av Privacy Shield. Privacy Shield är ett avtal mellan EU och USA som bland annat har stadgat starka dataskyddsregler och säkerhetsförordningar som amerikanska företag som ingått i avtalet är skyldiga att uppfylla när de hanterar personuppgifter.

I specifika fall är det inte praktiskt möjligt för Albatros att ingå ett standardöverföringsavtal eller använda sig av Privacy Shield som en juridisk överföringsgrundlag. I ett sådant fall sker överföringen av uppgifterna med hänvisning till dataskyddsförordningens artikel 49, 1 (b), eftersom överföringen av dina personuppgifter till aktuellt land är nödvändig för att avtalet mellan dig och Albatros ska vara giltigt (det vill säga i samband med din resa).

Om du inte vill att Albatros i samband med bokning av din(a) resa(resor) skickar dina personuppgifter till mottagare utanför EU/ESS ombeds du att informera om detta senast i samband med bokning av din resa. Om du reser till ett land utanför EU/ESS-området är det under förutsättning att Albatros har möjlighet att överföra personuppgifter för att kunna genomföra din resa.

Albatros överför inte under några omständigheter dina personuppgifter till mottagare utanför EU/ESS såvida detta inte är absolut nödvändigt för att kunna uppfylla dina önskemål genom att exempelvis leverera en bokad resa till dig.

Dataintegritet
Personuppgifter lagras så länge det behövs för att uppfylla syftet i vilket de först samlats in, såvida inte lagringen är nödvändig för att uppfylla stadgad nationell lagstiftning.  Det gäller bland annat lagenliga lagringsperioder i samband med bokföring och möjlighet till reklamation med mera.

Hos Albatros sparar vi dina personliga upplysningar och resehistorik i 5 år från och med din sista resa (räkenskapsår). Informationen sparas i vår kunddatabas. Vi ser alltid till att dina personuppgifter raderas på ett säkert sätt. Om du är medlem i Royal Albatros sparar vi dina personuppgifter i minst 5 år eller fram till dess att du avanmäler dig.

Om du har anmält dig till vårt nyhetsbrev sparar vi dina kontaktuppgifter så länge du väljer att fortsätta att få nyhetsbrevet.

Personuppgifter som samlas in i samband med mässor och liknande lagras i 3 månader efter det datum de samlades in.

Säkerhetsåtgärder
Albatros har implementerat ett antal tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter mot missbruk. Vi utvärderar löpande risken med vår hantering av personuppgifter och vidtar nödvändiga åtgärder för att minska risken. Säkerhetsåtgärderna granskas löpande och revideras i enlighet med den tekniska utvecklingen.

Dessutom har vi implementerat tillgångsstyrning i ett antal av våra system så att endast medarbetare med ett arbetsbetingat behov har tillgång till dina personuppgifter. Vi utbildar löpande våra medarbetare och har tagit fram och implementerat ett stort antal procedurer för att se till att hanteringen av personuppgifter sker enligt principerna i persondatalagen. Dessutom har samtliga Albatros medarbetare tystnadsplikt så att du ska känna dig helt trygg med att dina personuppgifter behandlas under högsta sekretess.

Dina rättigheter
Du har ett antal rättigheter vad gäller aktuell dataskyddsförordning:

Du har rätt om att be om att dina uppgifter om dig raderas eller ändras. Du har även rätt att be om att behandlingen av dina personuppgifter begränsas till bestämda syften och att uppgifterna inte kan användas till direkt reklam eller så kallad profilering.

Dessutom har du rätt att ta tillbaka ditt godkännande av behandling av dina personuppgifter. Om du vill kan vi radera dina personuppgifter och avbryta den hantering som omfattas av ditt godkännande.

Om du vill utnyttja dina rättigheter ska du kontakta oss via kontaktinformationen du hittar överst i denna personuppgiftspolicy under avsnitt ”Kontaktinformation”.

Du har även rätt att ta del av de personuppgifter som Albatros har registrerat om dig. Detta sker genom en skriftlig begäran om ett registerutdrag till adressen du hittar överst i denna personuppgiftspolicy i avsnittet ”Kontaktinformation”.  Förfrågan bör ske skriftligen via brev eftersom den ska innehålla din signatur. I förfrågan ska du uppge ditt namn, kontaktuppgifter och även fakturanummer på tidigare resor. Märk gärna brevet med ”Begäran om personuppgiftsutdrag”.

Möjlighet att reklamera
Om du vill reklamera Albatros hantering av dina personuppgifter kan du vända dig till:

Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-post: dt@datatilsynet.dk

Uppdateringar
Albatros utvärderar och uppdaterar löpande sin personuppgiftspolicy. Du bör därför med jämna mellanrum titta efter eventuella ändringar som kan påverka sättet vi hanterar dina personuppgifter.